Der Personalbedarf in Betrieben wird oft über starre Tabellen ermittelt, welche beispielsweise anhand des zu erwartenden Umsatzes die benötigte Mitarbeiteranzahl festlegen. In der Praxis entspricht dies jedoch in den meisten Fällen nicht der Realität. In MeinDienstplan kann der Personalbedarf deshalb ab sofort auch über dynamische Tabellen ermittelt werden. Dies erfolgt mittels “Variable Labor Hours” oder kurz VLH. Mit VLH können für bestimmte Wochentage und Tageszeiten unterschiedliche Vorgaben für den Mitarbeiter Bedarf festgelegt werden. So kann beispielsweise der jeweils passende Bedarf für Frühstück, Mittags- und Abendgeschäft festgelegt werden, wobei durch Auswahl der jeweiligen Wochentage zwischen Werktag und Wochenende unterschieden werden kann. Die Zeiträume können vom User frei festgelegt werden, der User entscheidet also selbst, wie sehr die Planung des Bedarfs ins Detail geht. Einzige Vorgabe: es sollte die ganze Arbeitswoche des Betriebes abgedeckt sein wobei sich Zeiträume nicht überschneiden dürfen.
Für jeden Zeitraum können nun eigene Bedarfstabellen erstellt werden, welche anhand der Standardkennzahl festlegen, wie viele Mitarbeiter an welchen Positionen benötigt werden. Der Bedarf wird anhand dieser Tabellen pro Zeitintervall von 15 Minuten berechnet, wobei je nach Zeitraum die korrekte Tabelle zur Bedarfsermittlung verwendet wird.
Ein einfaches Beispiel:
Für das Zeitintervall “Frühstück” von 05:00-10:00 Uhr sind laut VLH Tabelle bei einem viertelstündlichem Umsatz von € 100,- zwei Mitarbeiter vorgesehen. Für den Zeitraum “Mittag” von 10:00-14:00 Uhr sollen laut VLH Tabelle bei einem Umsatz von € 100,- drei Mitarbeiter anwesend sein. Wird nun beispielsweise für 08:15-08:30 ein Umsatz von € 107,- prognostiziert, ergibt das einen Bedarf von zwei Mitarbeitern. Wird der gleiche Umsatz jedoch zum Beispiel für 10:45-11:00 Uhr geplant, so wird die Tabelle für “Mittag” angewandt, somit sollten laut Vorgabe drei Mitarbeiter eingeplant werden.
Je nachdem welche Kennzahlen für Ihren Betrieb vorhanden sind, kann diese dynamische Bedarfsplanung optional noch durch die Abhängigkeit von einer zweiten Kennzahl verfeinert werden. Als Beispiel nehmen wir hier die Anzahl der bestellten Produkte pro Bestellung. Zuerst wird für die zweite Kennzahl ein Basiswert definiert. Anhand des tatsächlichen Wertes der zweiten Kennzahl passen sich die festgelegten Grenzen der VLH Tabellen automatisch dynamisch an.
Sehen wir uns auch das anhand eines einfachen Beispiels an:
Für die Kennzahl “Gäste” wurde eine VLH Tabelle angelegt, die vorsieht, dass ab 10 Gästen ein Mitarbeiter benötigt wird, ab 20 Gästen sollen zwei Mitarbeiter eingeteilt werden. Zusätzlich wird die Bedarfsermittlung von einer zweiten Kennzahl abhängig gemacht, konkret von “Items/Order” mit einem Basiswert von 5.
Wir nehmen nun eine Prognose von 10 Gästen und 10 Items/Order an. Würden die Items/Order nicht als zweite Kennzahl dynamisch berücksichtigt, ergäbe dies einen Bedarf von nur einem Mitarbeiter. Da diese Grenze jedoch für eine Basis von 5 Items/Order gilt, aber 10 Items/Order prognostiziert sind, wird die Grenze dynamisch angepasst:
- Grenzwert lt. VLH Tabelle * (Basiswert / tatsächlicher Wert)
Die VLH Tabelle ermittelt somit unter Berücksichtigung der Items/Order die neuen Grenzen für den tatsächlichen Personalbedarf wie folgt: - Grenze für ersten Mitarbeiter: 10 * (5 / 10) = 5 Gäste
- Grenze für zweiten Mitarbeiter: 20 * (5 / 10) = 10 Gäste
Unter Berücksichtigung der zweiten Kennzahl Items/Order sollten somit für die geplanten 10 Gäste 2 Mitarbeiter eingeplant werden, da mehr Items/Order prognostiziert werden, als im Basiswert festgelegt.
Einfach zusammengefasst: ist der prognostizierte Wert der zweiten Kennzahl größer als der festgelegte Basiswert, reduzieren sich die Grenzen der VLH Tabellen. Umgekehrt erhöhen sich die Grenzen, wenn der prognostizierte Wert kleiner ist als der festgelegte Basiswert, es werden somit erst später mehr Mitarbeiter eingeplant.
All jene, denen diese Flexibilität noch nicht genügt, können optional noch VLH Einheiten erstellen. Diese erlauben eine Gewichtung der einzelnen Positionen, mit welcher die Kennzahl, für die die VLH Planung erstellt wird, prozentual zum gemessenen/geplanten Wert in andere Einheiten umgewandelt werden.
Auch hierfür zu guter Letzt noch ein Beispiel:
Für die Position “Service” wird eine Umwandlung von 50% in die VLH Einheit “Bestellungen” angelegt. Wenn die VLH für die Kennzahl “Gäste” angelegt wurde, werden somit 50% der Gäste in Bestellungen umgewandelt und diese werden als Wert für die Bestimmung der notwendigen Mitarbeiter laut VLH Tabelle für die Position “Service” verwendet.
Ist in der Service-Tabelle zum Beispiel festgelegt, dass ab 10 Bestellungen ein Mitarbeiter und ab 20 Bestellungen zwei Mitarbeiter eingeplant werden sollen, dann würde bei einer gemessenen/prognostizierten Zahl von 25 Gästen nur ein Mitarbeiter vorgesehen sein, da durch die hinterlegte Umwandlung in Bestellungen 50% von 25 Gästen 12.5 Bestellungen entsprechen.
In den Grundeinstellungen kann sowohl die Planung mittels MEO als auch die Planung mittels VLH aktiviert bzw. deaktiviert werden. Wie bisher bereits mit der Bedarfsplanung mittels MEO möglich, kann im Schichtplan der Personalbedarf nun auch laut VLH eingeblendet werden. Ist nur eine Variante der Bedarfsplanung aktiviert, so wird der entsprechende Bedarf im Schichtplan per Klick auf die entsprechende Schaltfläche eingeblendet. Sind sowohl MEO als auch VLH aktiviert, kann über das Anzeige-Menü ausgewählt werden, welche Bedarfsplanung im Schichtplan angezeigt werden soll. Es ist somit möglich, während des Umstiegs von MEO zu VLH beide Varianten parallel zu nutzen.
Die Nutzung dynamischer VLH Tabellen ermöglicht es den Nutzern, die Anforderungen an den Personalbedarf exakter an die tatsächlichen zeitlichen Gegebenheiten des Betriebes anzupassen. Dies erlaubt es, die Bedarfsermittlung exakter durchzuführen um im täglichen Geschäft eine wichtige Grundvoraussetzung für einen erfolgreichen Betrieb und ein zufriedenes Team zu erfüllen: die richtige Anzahl an Mitarbeitern, zur richtigen Zeit am richtigen Ort.
