RECHTSLAGE ZUR ARBEITSZEITAUFZEICHNUNG
EUGH-URTEIL
Am 14. Mai 2019 fällte der Europäische Gerichtshof ein richtungsweisendes Urteil, welches Unternehmen in die Pflicht nimmt, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen. Vorausgegangen war diesem Urteil eine Klage einer spanischen Gewerkschaft, welche für die Angestellten einer deutschen Bank die Installation einer Zeiterfassung forderte. Nur so sei es möglich, dass geltende Arbeitszeitgesetze geprüft und somit Rechte der Angestellten geltend gemacht werden können. Die Erfassung der Arbeitszeit muss laut EuGH manipulationssicher und verlässlich sein und sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer Zugriff auf die Daten gewähren um so sicherzustellen, dass beide Parteien die Möglichkeit haben, etwaige Verstöße bei den zuständigen Behörden zu melden und nachzuweisen.RECHTSLAGE ÖSTERREICH
In Österreich gab es bereits vor dem Urteil des EuGH eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, diese ist derzeit folgendermaßen geregelt:- Die Aufzeichnungspflicht liegt grundsätzlich beim Arbeitgeber
- Aufzeichnungen müssen 1 Jahr (für Jugendliche 2 Jahre) aufbewahrt werden
- Aus der Aufzeichnung müssen Tagesarbeitszeit, tägliche Ruhezeit, Wochenarbeitszeit und wöchentliche Ruhezeit ersichtlich sein
- Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnungspflicht an den Arbeitnehmer delegieren indem er ein Zeiterfassungssystem im Betrieb zur Verfügung stellt
RECHTSLAGE DEUTSCHLAND
In Deutschland gibt es ebenfalls eine Aufzeichnungspflicht, diese muss aber nicht so detailliert ausfallen:- Zeiten, die über die tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehen, müssen aufgezeichnet werden
- Viele Firmen arbeiten auf Basis einer Vertrauensarbeitszeit-Regelung
- Geringfügig Beschäftigte oder Branchen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes müssen eine vollständige Zeitaufzeichnung durchführen
- Unabhängig von den Aufzeichnungen müssen die gesetzlichen Ruhezeiten immer eingehalten werden
- Wird ein Zeiterfassungsystem eingesetzt, dann geschieht dies meist auf Basis von Tarifverträgen oder unternehmenseigenen Vorgaben
Proaktiv handeln
Die beste Empfehlung für Arbeitgeber ist proaktiv zu handeln. Bereits im Februar 2020 klagte eine kaufmännische Angestellte auf die Vergütung von 1000 Überstunden und machte diese mit selbst geführten Aufstellungen geltend. Im Unternehmen galt Vertrauensarbeitszeit, Aufzeichnungen mussten somit nicht geführt werden. Die Klägerin bekam Recht und das Arbeitsgericht Emden urteilte, dass Arbeitgeber bereits jetzt schon in der Pflicht sind, ein objektives System zur Erfassung der Arbeitszeiten einzurichten. Arbeitgeber sind daher gut damit beraten, sich proaktiv mit dem Thema Zeiterfassung zu beschäftigen, auch wenn es die Rechtslage noch nicht zwingend erfordert.LÖSUNGEN
Viele Unternehmen setzen auch heute noch auf die manuelle Aufzeichnung von Arbeitszeiten auf Papier oder in Listen und meiden die Einführung eines digitalen Systems. Oft aus Gründen wie mangelndem Vertrauen oder aber schlicht wegen der fehlenden Bereitschaft alt eingefahrene Abläufe zu verändern. Diese manuellen Aufzeichnungen sind unflexibel, fehleranfällig und nicht mehr zeitgemäß.
MEINEZEITERFASSUNG ist eine smarte, digitale Lösung, die sowohl stationär in Form eines fixen Terminals oder Tablets, als auch mobil in der Mitarbeiter-App eingesetzt werden kann. Zudem können auf die digitale Führung von Arbeitszeitkonten weitere Prozesse, wie etwa eine vereinfachte Datenübermittlung zur Lohnverrechnung, aufgesetzt und so Kosten gespart werden.
LÖSUNGEN ZUR ZEITERFASSUNG
Sicherheit und Authentisierung
Ein Kernelement einer smarten Zeiterfassung ist eine State of the Art Authentisierung, also die sichere Feststellung der Identität jener Person, die eine Zeit erfassen möchte. Im Wesentlichen gibt es 3 gängige Wege um dies zu erreichen:
- durch den Nachweis einer Information/Wissen: PIN Code, Passwort
- durch ein Besitztum: Schlüssel, Smartphone
- durch ein biometrisches Merkmal: Fingerabdruck, Gesichtserkennung
Jede dieser Möglichkeiten hat Vor- und Nachteile, eine besonders hohe Sicherheit kann durch die Kombination mehrerer Nachweise erreicht werden.
MEINEZEITERFASSUNG bietet unterschiedliche Wege für die Mitarbeiter*innen um sich zu authentifizieren.
Die einfachste Variante ist der Login mit einem persönlichen PIN Code (Authentisierung durch Wissen). Da der PIN Code direkt am Stempelterminal eingegeben werden muss, ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter*innen nur im Betrieb Arbeitszeiten erfassen können.
Allerdings kann der PIN theoretisch an andere weitergegeben werden, deshalb bietet das System mit der Anmeldung via QR Code Scan eine zusätzliche, sehr sichere Variante an. Hier weist der Mitarbeiter seine Identität über ein Besitztum in Form seines Smartphones nach, mit welchem er mit angemeldeter MEINDIENSTPLAN App den QR Code am Stempelterminal abscannt. Der QR Code erneuert sich automatisch in kurzen Abständen. somit ist ein abfotografieren und weitergeben des Codes nutzlos.
Eine weitere Möglichkeit ist das Erfassen der Arbeitszeit direkt in der Mitarbeiter App, sofern sich der Mitarbeiter bereits im Betrieb befindet. Die Überprüfung erfolgt hier via GPS. Eine Besonderheit bei der Arbeitszeiterfassung über die App ist, dass der Arbeitgeber zu jeder geplanten Schicht individuelle GPS Standorte für den Beginn und das Ende der Schicht hinterlegen kann. Somit ist die Methode im Vergleich zu stationären Stempelterminals auch für Aushilfsschichten in anderen Betrieben oder für Außendienst-Mitarbeiter*innen geeignet.
VORTEILE
Rechtssicherheit
Durch die Nutzung einer digitalen Personalplanung in Kombination mit einer SMARTEN Zeiterfassung stellen Sie die Einhaltung von Arbeitsgesetzen, Höchstarbeitszeiten und erforderlichen Ruhepausen sicher. Zudem profitieren Sie von einer hohen Datenintegrität durch eine gezielte Zugriffsverwaltung über Benutzerrechte. Dadurch kann nicht jede Mitarbeiter*in beliebig Arbeitszeiten korrigieren sondern nur berechtigte Vorgesetzte.
Transparenz
Erfasste Arbeitszeiten sind für Arbeitgeber und -nehmer jederzeit in der MEINDIENSTPLAN App einsehbar. Alle durchgeführten Korrekturen von gestempelten Zeiten werden lückenlos protokolliert und sind somit problemlos nachvollziehbar. Die regelmäßige Kontrolle und Korrektur der Zeiten sowie die Transparenz dem Arbeitnehmer gegenüber, reduzieren unerwartete nachträgliche Beanstandungen. Auch Überstunden und Mehrarbeit werden erfasst und müssen durch einen berechtigten Vorgesetzten kontrolliert, begründet und bestätigt werden.
VORTEILE EINER SMARTEN ZEITERFASSUNG
Mitarbeiterzufriedenheit
MEINEZEITERFASSUNG ermöglicht die Erfassung der Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter*innen direkt nach Beendigung der Schicht. Dieses Feedback fließt automatisch zurück in die Dienstplanung und kann dort zur Optimierung Ihrer Planung genutzt werden.
Effizienz durch Digitalisierung
Der Verwaltungsaufwand auf Seite des Betriebes sowie der Aufwand der Kommunikation zwischen einzelnen Abteilungen wird durch smarte digitale Systeme erheblich gesenkt und spart Ihnen somit Monat für Monat Betriebskosten. Um Wartugen und Sicherheitsupdates der Dienste müssen Sie sich nicht kümmern, das erledigt das Team von MEINDIENSTPLAN, genauso wie laufende Anpassungen der Dienste an neue gesetzliche Vorgaben z.B. durch Änderungen in Kollektivverträgen. Das System ist somit immer am Puls der Zeit.
Schnittstellen
Erfasste Arbeitszeiten fließen automatisch in die Dienstplanung zurück und werden dort zur Berechnung der tagesaktuellen Arbeitszeitsalden verwendet. Zudem können sämtliche Zeiten und Nichtleistungszeiten in maschinenlesbarem Format an die Lohnverrechnung weitergegeben werden. Detaillierte Reports erstellen Sie jederzeit per Knopfdruck.
Optimierte Zeitkorrektur
Geplante Schichten aus MEINDIENSTPLAN werden automatisch zum Stempelterminal synchronisiert. So kann sichergestellt werden, dass Mitarbeiter*innen nur im Rahmen der angeordneten Dienstzeit ihre Zeit erfassen können. Erfasste Zeiten innerhalb definierter Toleranzbereiche werden vom System als korrekt gewertet. Lediglich fehlende Stempelzeiten oder Pausen sowie Zeiten außerhalb der Toleranzen führen zu Korrekturen, die vom jeweiligen Vorgesetzten kontrolliert und korrigiert werden müssen.
