Digitaler Personalakt
In MEINELOHNABRECHNUNG sind die Daten all Ihrer Mitarbeiter*innen jederzeit online im Browser verfügbar. Fehlende Mitarbeiterdaten können Sie jederzeit bequem per E-Mail direkt vom Mitarbeiter einfordern. Werden Daten geändert, wird automatisch eine Änderungsmeldung
generiert, Änderungen sind somit ohne Zusatzaufwand protokolliert und nachvollziehbar.
Wenn in einem Ihrer Betriebe neue Mitarbeiter*innen angelegt werden, so werden Sie darüber automatisch per E-Mail informiert, um diese beispielsweise rechtzeitig bei der Sozialversicherung zu melden. Die Medlung kann optional über eine eigens entwickelte ELDA Schnittstelle direkt in unserer Webanwendung oder über unsere mobile App erfolgen. Zudem ermöglicht die ELDA Schnittstelle Änderungsmeldungen, Abmeldungen und vieles mehr.
Die Verwaltung der Daten auf Firmenebene erlaubt zudem einen Überblick über den gesamten Mitarbeiterstamm Ihrer Firma und Abrechnungsdetails einzelner Mitarbeiter*innen (z.B. Kostenstellen).
Exporte
Anders als in MEINDIENSTPLAN sind Sie in MEINELOHNABRECHNUNG nicht an fix vordefinierte Exporte gebunden, sondern können sich den Export individuell an Ihr Lohnverrechnungsprogramm anpassen und die zu exportierenden Daten selbst auswählen. Sie haben dabei immer die Auswahl aus allen Lohnarten und Abwesenheiten aus dem Monatsabschluss von MEINDIENSTPLAN. Folgende individuelle Anpassungen für den Export können festgelegt werden:
- Betriebe einzeln an-/abwählbar
- Spalten individuell an-/abwählbar
- Lohnarten einzeln auswählbar
- Abwesenheiten einzeln auswählbar
- Individualisierung der Bezeichnung
- einzelner Spalten
- Hinterlegung von BMD-IDs einzelner Lohnarten für eine
direkte Zuordnung beim Import der Daten in BMD
Datenabgleich
Diese Abweichungen können mit dem Datenabgleich unkompliziert in MEINELOHNABRECHNUNG korrigiert werden und die Korrekturen werden automatisch zu MEINDIENSTPLAN synchronisiert. So stimmen die Daten auch fortlaufend mit Ihrer Lohnverrechnung überein.
Eine eigens entwickelte Vergleichsfunktion in MEINELOHNABRECHNUNG erlaubt es, Daten aus dem Lohnverrechnungsprogramm hochzuladen und eventuell aufgetretene Abweichungen (z.B. in der Bewertung von Krankenständen oder der Berechnung von Urlauben) einfach zu finden.
Abweichungen bei der Berechnung von Stunden (z.B. Urlaub) entstehen fallweise dadurch, dass unsere Systeme sämtliche Zeiten minutengenau berechnen und immer erst im letzten Schritt das Ergebnis mit einer Genauigkeit von zwei Nachkommastellen runden. Programme in der Lohnverrechnung rechnen oft ungenauer und auf Basis gerundeter Werte (z.B. monatlicher Urlaubsanspruch von 2,08 Tagen anstatt der exakten 2,083 periodisch) was im Ergebnis auf Grund von Rundungsfehlern zu Abweichungen führen kann.
DIENSTLEISTUNGEN & SUPPORT
Inbetriebnahme und Onboarding
Für das initiale Setup und die Bereitstellung der Webanwendungen fallen geringe einmalige Kosten an, die folgende Leistungen abdecken:
- Vorbereitung aller enthaltenen Services mit Standardkonfiguration
- 2-stündige Basis-Schulung online via Videocall
- kurzer Feedback-Call nach erfolgter Einarbeitungsphase zur Beantwortung von Fragen
Support
Die Lizenz für MEINELOHNABRECHNUNG beinhaltet schriftlichen Support über das MEINDIENSTPLAN Hilfecenter. In den Oberflächen der Webanwendungen
ist über die Hilfeschaltflächen der schnelle Zugriff auf Hilfeartikel im Hilfecenter sowie das Kontaktformular zum Supportteam verfügbar.
Die Supportzeiten sind entsprechend der Bürozeiten MO-FR von 08:00 – 18:00 Uhr, Anfragen können jederzeit an den Support gesendet werden und werden vom nächsten
verfügbaren Mitarbeiter bearbeitet. Im Schnitt können Fragen und Probleme, die an den Support gemeldet werden, innerhalb von maximal 1-2 Werktagen gelöst werden.
Ein ständig erreichbarer Telefonsupport sowie Support über andere Plattformen abseits des Hilfecenters (WhatsApp, Facebook, Telegram) ist nicht inkludiert.
Supportleistungen dieser Art (zB. dezidierter Wunsch nach Rückruf und telefonischer Unterstützung), können separat verrechnet werden. Technischer Support für Probleme vor Ort (Internetverbindung unterbrochen, Browserinstallation, PC startet nicht, Netzwerkverbindung zu Mediaplayer
funktioniert nicht etc.) muss grundsätzlich im jeweiligen Unternehmen selbst organisiert werden.
Weiterentwicklung
& Updates
Größere Änderungen werden in einem Changelog genauer erläutert, kleine Updates und Fehlerbehebungen werden ohne weitere Benachrichtigung veröffentlicht. Große Updates sowie Wartungen, die zu Beeinträchtigungen führen können, werden grundsätzlich nachts durchgeführt.
Individuelle Erweiterungen sind grundsätzlich nicht inkludiert, Kundenwünsche für Anpassungen und neue Funktionen werden jedoch entgegengenommen und geprüft. Dies erfolgt üblicherweise direkt über den Support. Funktionen mit allgemeinem Nutzen werden in den Entwicklungsplan integriert und je nach Priorität implementiert. Für individuelle Sonderentwicklungen, die nicht dem allgemeinem Nutzen einer Vielzahl der Kunden dienen, wird seitens der MD meinDienstplan GmbH ein Angebot zur Implementierung gestellt. Eine Umsetzung erfolgt nur nach anschließender schriftlicher Beauftragung durch den Kunden.
Das Entwicklerteam arbeitet laufend an der Erweiterung und Verbesserung der Anwendungen und veröffentlicht regelmäßig Updates. Durch das Feedback der User über den Support werden zudem mögliche Optimierungen laufend erfasst, evaluiert und implementiert.
LIZENZEN & ABRECHNUNG
Abrechnung
Die Abrechnung der gebuchten Pakete und Lizenzen erfolgt jeweils im Voraus am Monatsersten. Fällt der Monatserste auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, so erfolgt die Verrechnung am nächsten darauffolgenden Werktag. Die Zustellung der Monatsrechnungen erfolgt als PDF automatisiert per E-Mail.
SEPA Lastschrift
Über das Kundencenter hat jeder Kunde die Möglichkeit, SEPA Lastschriftmandate zu erstellen. Ist ein SEPA Mandat für einen Betrieb hinterlegt, wird der monatliche Rechnungsbetrag automatisch 5 Werktage nach Rechnungslegung eingezogen, das Datum des geplanten Einzuges ist auf der jeweiligen Rechnung vermerkt. Zur Bereitstellung des automatisierten Zahlungseinzuges wird der Zahlungsdienstleister STRIPE verwendet, nähere Informationen finden Sie unter https://www.stripe.com
