Ein zuverlässiges System zur Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten ist in der modernen Arbeitswelt unerlässlich. MeinDienstplan bietet genau diese Lösung, indem es die Dokumentenverwaltung vereinfacht und digitalisiert. Für jeden Mitarbeiter können Dokumente wie Ausweise, Arbeitsbewilligungen, Dienstverträge und vieles mehr hochgeladen und organisiert werden. Jedes Dokument kann einem bestimmten Typ zugeordnet werden, die Ansicht der Dokumente kann dann nach Typ gruppiert werden, was die Übersichtlichkeit und das Auffinden von Dokumenten erheblich erleichtert. Zudem können Sie für Dokumente wenn nötig ein Ablaufdatum hinterlegen. Manager sowie auch die betroffenen Mitarbeiter erhalten dann in der MeinDienstplan Webanwendung und in der mobilen App rechtzeitig entsprechende Benachrichtigungen welche Dokumente zeitnah erneuert werden müssen.

Manager haben die Möglichkeit, Dokumente bequem über die Webanwendung von MeinDienstplan hochzuladen. Noch komfortabler ist die Nutzung der MeinDienstplan App, die es Managern erlaubt, Dokumente direkt von ihrem mobilen Gerät aus hochzuladen. Diese Flexibilität ist besonders in einer Arbeitsumgebung, in der Mobilität und Zeitersparnis zählen, von großem Vorteil.

Ein wesentlicher Aspekt des Dokumentenmanagementsystems von MeinDienstplan ist der Prozess der Dokumentenbestätigung. Nachdem ein Manager Dokumente für einen Mitarbeiter hochgeladen hat, können diese von der Personalabteilung oder einem anderen zuständigen Vorgesetzten geprüft und bestätigt werden. Darüber hinaus bietet MeinDienstplan eine benutzerdefinierte Benachrichtigungsfunktion. Diese sendet automatisch Benachrichtigungen an die entsprechenden Empfänger, sobald Dokumente bestätigt wurden. Diese Funktionalität stellt sicher, dass alle relevanten Parteien stets auf dem neuesten Stand sind und wichtige Dokumente nicht übersehen werden.

Ein besonderer Aspekt des Systems ist die Möglichkeit für Mitarbeiter, eigene Dokumente über die App hochzuladen. Diese Dokumente müssen dann von einem Vorgesetzten oder der Personalabteilung geprüft und bestätigt werden. Diese Funktion fördert die Eigenverantwortung und Selbstverwaltung der Mitarbeiter und reduziert gleichzeitig den administrativen Aufwand für Manager und HR-Abteilungen.

Die bei einem Mitarbeiter hinterlegten Dokumente sind stets abrufbar. Jeder Mitarbeiter hat mit seinem eigenen Account direkten Zugriff auf die für ihn/sie hinterlegten Dokumente, Manager mit der nötigen Berechtigung auf die Dokumente aller Mitarbeiter. Somit haben Sie bei etwaigen Überprüfungen alle nötigen Informationen stets abrufbar und zentral verwaltet.

Das Dokumentenmanagementsystem von MeinDienstplan stellt eine erhebliche Verbesserung gegenüber traditionellen, papierbasierten oder manuellen Verfahren dar. Es spart Zeit, reduziert das Risiko von Fehlern und ermöglicht eine schnelle und effiziente Organisation von Mitarbeiterdokumenten.